Аутсорсинг закупок: как эффективно передать процесс стороннему исполнителю

Чтобы достичь конкурентного преимущества бизнеса, руководители предпочитают фокусироваться на основной деятельности, а сопутствующие задачи передают внешним исполнителям. Сегодня практически нет компаний, которые полностью автономно обеспечивают свои потребности в товарах и услугах. В результате среди сервисов, которые компании передают на аутсорсинг, появляются и бизнес-процессы: бухгалтерия, кадровый учет, налоговый учет и закупки.

В этом решении я расскажу, какие нюансы нужно учесть при передаче процесса закупок сторонней компании.

Идеальный процесс закупок в России сегодня выглядит так:

компания-закупщик в учетной системе обрабатывает заявки;
на специализированной электронной площадке проводит закупочные процедуры;
регистрирует контрагентов в учетной системе;
заносит в систему договоры;
формирует заказы поставщикам;
производит оплату.
При этом в компании есть категорийные менеджеры, которые управляют стратегиями закупок разных товарных категорий. Прибавьте к этому высокий процент автоматизации процессов, электронный документооборот и многофункциональный центр обслуживания — и получается тот самый эталон, к которому все стремятся.
Сама концепция и последовательность шагов понятны, если бы не одно, но — совокупная стоимость всех этих изменений не всем по карману. Не каждая компания готова идти по такому пути, к тому же есть альтернатива — аутсорсинг закупочных процессов.

На рынке много спекуляций на тему, как должен выглядеть аутсорсинг закупок. К примеру, под видом аутсорсинга предлагают консалтинг или аутстаффинг. Поэтому предлагаю для начала определиться с терминологией. Аутсорсинг — это привлечение внешних исполнителей для выполнения некоторых бизнес-процессов вашей компании с передачей ответственности за результат. Следовательно, когда вы передаете процессы в закупках внешнему исполнителю под его ответственность за результат — это и является аутсорсингом. Проектные же задачи по методологии закупок или проработке категорий закупок являются консалтингом, а предоставление временных сотрудников третьей стороной — аутстаффингом.
Преимущества в закупке моей компании:
Подбираю только целевые закупки — с интересной ценой, подходящей деятельностью, регионом и спецификой работ.
Анализ документации к закупке, составление заявки на участие по ТЗ, запросы на разъяснение.
Закупаю только согласно плану.
Консультация по тендерам согласно требованиях заказчика и возможных рисках, чтобы вы тратили силы только на подходящие закупки.
Полное сопровождение в закупках до двери вашего склада с отчетом о проделанной работе.